Mengetahui Cara Menyiapkan Tim Customer Service yang Tepat
Cara menyiapkan tim customer service diawali dengan merekrut individu yang berkompeten. Setiap orang memiliki kompetensi yang berbeda dan belum tentu setiap orang memiliki kompetensi untuk menjadi customer service yang baik. Customer service berarti setiap kegiatan yang dilakukan untuk melayani pelanggan dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan merupakan prioritas utama dalam setiap kegiatan usaha.
Hal tersebut untuk memastikan pelanggan tetap setia membeli produk atau menggunakan jasa yang disediakan oleh perusahaan. Customer service memiliki tugas untuk menerima keluhan atau pengaduan pelanggan tentang masalah yang dihadapinya seputar produk. Setelah itu customer service membantu untuk memecahkan masalah tersebut atau mem-follow up pengaduannya ke tim yang lebih lanjut.
Tugas dan fungsi customer service
Untuk menyiapkan customer service yang handal, tentunya Anda harus mengetahui dengan benar fungsi dan tugas customer service. Tujuan utamanya adalah agar Anda bisa memahami cara menyiapkan tim customer service yang tepat.
Tugas utama customer service adalah memberikan pelayanan yang prima kepada setiap pelanggan dengan cara menjaga hubungan baik dengan pelanggan. 3 fungsi customer service adalah sebagai berikut :
1. Penerima tamu
Customer service merupakan garda terdepan dan merupakan bagian pertama dalam menerima tamu. Tamu yang dimaksud adalah pelanggan. Customer service menerima pelanggan dengan sopan, senyum, suara dan intonasi yang jelas serta tata bahasa yang mudah dimengerti.
Selanjutnya customer service menjadi pendengar yang baik dengan rasa empati akan semua aduan atau keluhan yang disampaikan pelanggan serta membantu untuk menyelesaikannya.
Customer service juga memberikan penjelasan yang jelas seputar informasi produk yang ingin diketahui oleh pelanggan.
2. Customer relation officer
Customer service memiliki fungsi untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Tujuannya adalah agar pelanggan merasa senang, puas dan percaya untuk terus menggunakan produk yang dijual oleh perusahaan.
3. Komunikator
Customer service harus cepat dan tanggap dalam setiap kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan kepada customer.
Customer service harus memberikan informasi berkenaan dengan semua kebutuhan pelanggan akan produk.
Selain itu customer service juga dituntut untuk bisa mampu menampung setiap keluhan yang disampaikan oleh pelanggan.
Cara menyiapkan tim customer service
Menyiapkan tim customer service sebenarnya hampir sama dengan menyiapkan tim lainnya. Anda perlu membangun sebuah tim yang solid agar target kerja dapat tercapai dengan baik. Customer service harus memiliki kriteria seperti sabar, perhatian, dapat berbicara dengan artikulasi yang jelas dan bahasa mudah dipahami, keterampilang akting, memiliki manajemen waktu yang baik, berkemampuan untuk membaca keinginan dan permasalahan pelanggan serta fokus.
Customer service juga harus memiliki kemampuan untuk membujuk pelanggan. Ketika akan membentuk sebuah tim customer service paling tidak Anda harus merekrut orang yang memiliki potensi dan keinginan untuk belajar. Pekerjaan sebagai customer service bukanlah pekerjaan yang mudah karena setiap harinya harus menangani puluhan pelanggan dengan karakteristik yang berbeda. Mental merupakan hal yang penting. Jika customer service tidak memilki mental yang kuat maka dia akan mudah stres ketika mendapatkan kritik pedas atau tekanan dari pelanggan.
Dan akibatnya dia akan mudah menyerah pada pekerjaannya. Jika tim customer service sudah berasal dari individu yang berpotensi dan memiliki mental yang kuat maka dengan mudahnya pekerjaan untuk melayani pelanggan dapat dikerjakan dengan baik. Demikian adalah beberapa hal yang berkaitan dengan cara menyiapkan tim customer service.