Cara Memberikan Pelayanan Service Excellence Di Telepon

Apakah Anda memiliki tugas dalam menerima telepon dan ingin mengetahui bagaimana cara memberikan pelayanan service excellence di telepon? Tugas menerima telepon harus dilakukan dengan baik dan sesuai dengan kemampuan. Biasanya orang yang menelepon memiliki kepentingan yang utama, sehingga menelpon saat itu juga. Jika Anda bertugas menerima telepon tersebut, harus bisa memberikan service excellence atau pelayanan yang terbaik dan prima untuk orang lain. Pelayanan terbaik sangat dicari oleh pelanggan untuk kepuasan mereka sendiri. Ada banyak cara menerima telepon yang baik yang bisa dilakukan untuk memuaskan pelanggan.

Berikut ini ada beberapa cara memberikan pelayanan service excellence di telepon yang bisa Anda coba lakukan :

1.  Mengangkat telepon dengan cepat

Salah satu cara memberikan pelayanan service excellence di telepon yang bisa Anda lakukan adalah mengangkat telepon dengan cepat. Sebagai seseorang yang bertugas menerima telepon, Anda bisa mengangkat telepon yang berbunyi dengan cepat.

Hal ini dilakukan agar customer atau pelanggan tidak menunggu lebih lama. Selain itu pelanggan juga akan berfikir bahwa pelayanan yang diberikan sangat baik dan juga profesional dalam mengutamakan pelanggan.

2.  Bersikap ramah dalam menerima telepon

Setelah mengangkat telepon yang berbunyi, cara memberikan pelayanan service excellence di telepon yang selanjutnya adalah bersikap ramah dalam menerima telepon. Anda sebagai penerima telepon yang pertama kali memulai pembicaraan. Pembicaraan ini diawali dengan sapaan salam atau ucapan selamat pagi, sore, atau malam.

Setelah itu menanyakan maksud dan tujuan penelpon menghubungi nomor tersebut untuk bisa dibantu jika ada masalah atau keluhan dari pelanggan. Jika Anda bersikap ramah, tentunya Anda akan diberikan nilai positif dari pelanggan dan menambah kepercayaan dari atasan.

3.  Melakukan konfirmasi panggilan

Cara lainnya dalam memberikan pelayanan service  terbaik ketika menerima telepon adalah melakukan konfirmasi panggilan. Agar konsumen atau pelanggan percaya, Anda bisa menyebutkan nama Anda dan perusahaan dimana Anda bekerja.

Hal tersebut sangat penting jika pelanggan ingin menindak lanjuti dari yang sudah menerima telepon pada waktu yang awal.  Sehingga pelanggan bisa mempercayai akan petugas penerima telepon tersebut.

4. Mulai berbicara dengan jelas dan sopan

Cara berikutnya dalam memberikan pelayanan terbaik pada saat menerima telepon adalah mulai berbicara yang jelas dan juga sopan. Anda harus berbicara yang sopan pada siapa saja yang menelepon Anda. Hindari penggunaan kata-kata ah, uh, alah, dan sebagainya yang tidak sopan dalam pembicaraan di telepon.

Anda juga tidak boleh bersuara dengan nada tinggi ataupun nada rendah. Usahakan suara normal yang sesuai pada saat menerima telepon. Anda bisa memanggil konsumen atau pelanggan dengan sopan seperti ibu maupun bapak. Sehingga konsumen bisa mendapatkan kesan terbaik pada saat menerima telepon.

5.  Memberikan jawaban yang baik dan benar

Cara selanjunya yang masuk dalam cara memberikan pelayanan service excellence di telepon adalah memberikan jawaban yang baik dan benar.

Tentunya tujuan utama seseorang yang menelpon untuk bertanya tentang kebutuhan yang dibutuhkan. Anda sebagai pihak yang menerima telepon berkewajiban memberikan jawaban atas pertanyaan pelanggan yang diajukan untuk Anda.

Sehingga pelanggan akan mendapatkan jawaban yang terbaik dari pertanyaan yang diajukannya. Apabila Anda tidak mengetahui tentang pertanyaan tersebut, sebisa mungkin Anda bertanya dengan rekan kerja lain yang nantinya akan membantu Anda dalam menjawab pertanyaan tersebut untuk diberikan kepada pelanggan.