Menjadi Customer Service Yang Profesional Dan Efisien

Customer service excellence training – Customer service adalah barisan terdepan dalam memberikan pelayanan terhadap konsumen suatu perusahaan. Customer service dituntut untuk dapat membantu konsumen mengatasi masalah yang berkaitan dengan perusahaan tersebut dan menerima segala complain dan kritik yang dilontarkan. Tidak jarang customer service harus menghadapi konsumen yang tidak bisa mengendalikan emosinya.

Customer service harus tetap memberikan pelayanan yang terbaik dalam situasi apapun. Meskipun tidak menduduki jajaran pengambil kebijakan, namun pelayanan customer service sangat berpengaruh terhadap image suatu perusahaan. Bagaimana menjadi customer service yang profesional menghadapi segala situasi?

Customer Service Excellence Training, image

Kemampuan komunikasi yang baik

Konsumen mengharapkan mendapatkan pelayanan dan jawaban yang baik dari customer service. Maka dari itu seoran customer service harus bisa mengolah kata dengan baik, jelas, dan lugas serta memberikan jawaban atas pertanyaan konsumen dengan cepat. Berbicara dengan nada yang ramah dan volume suara sedang akan mempengaruhi cara bicara konsumen pula agar lebih sopan. Suara yang terlalu melengking dan dibuat-buat akan membuat konsumen merasa tidak nyaman dan mengurangi rasa respect.

Kuasai produk

Untuk dapat menjawab pertanyaan konsumen dengan baik tentu membutuhkan pengetahuan yang lengkap dan terperinci mengenai produk atau informasi lain yang berkaitan dengan perusahaan. Untuk dapat mengetahui informasi mengenai suatu produk atau info lainnya mengenai perusahaan maka seorang customer service harus mau mempelajari mengenai bahan informasi tersebut dan menghafalnya sampai lancar, karena konsumen mengharapkan respon yang cepat – customer service excellence training.

Kendalikan emosi

Menjadi customer service berarti akan bertemu dengan berbagai macam orang termasuk berbagai macam tingkat temper. Customer service harus pandai menghadapi situasi ketika konsumen merasa tidak puas dan mulai kehilangan kendali terhadap emosi. Di saat seperti ini haram bagi customer service untuk ikut terbawa emosi.

Usahakan nada bicara dan ekspresi (bila berhadap-hadapan) tetap tenang dan ramah serta tetap fokus agar tidak panik. Anda bisa meminta bantuan rekan kerja atau atasan untuk menyelesaikan masalah jika Anda merasa tidak bisa mengatasinya sendirian.

Jujur dan meyakinkan

Setiap perusahaan pasti memiliki masalah yang bisa berakibat terhadap kualitas produknya. Jika ada konsumen yang mengajukan complain mengenai perubahan kualitas ini, sebagai customer service Anda harus bisa menjelaskannya secara meyakinkan. Apa yang terjadi di perusahaan tidak harus disampaikan dengan sepenuhnya kepada konsumen, ini bukan berbohong, hanya tidak memberikan informasi yang tidak perlu diketahui oleh konsumen.

Misalnya bisa saja Anda mengatakan “ada masalah teknis” atau “kami akan segera melakukan perbaikan”. Gaya bicara yang meyakinkan juga dibutuhkan sebagai customer service terutama untuk menjelaskan mengenai kelebihan dari produk perusahaan. Untuk meyakinkan konsumen Anda juga perlu yakin terlebih dahulu terhadap produk tersebut.