Pengertian Customer Service

pengertian customer service adalah layanan kepada setiap klien yang berurusan dengan kepentingan mereka pada pihak penyedia terkait. Ada berbagai urusan yang dilayani mulai dari keluhan, pertanyaan, serta pelbagai hal yang ingin diketahui oleh pihak klien. Mengingat bahwa customer service merupakan bagian langsung yang berhadapan dengan klien, kualitasnya wajib ditingkatkan.

pengertian customer service

Melayani Secara Optimal

Sayangnya, posisi customer service kerap diabaikan, baik dari pihak di dalam layanan tersebut dan kebanyakan persepsi masyarakat. Seolah-olah mereka cuma dianggap sebagai pihak yang menjawab dan melayani secara formalitas. Anggapan semacam itu jelas tidak akan memacu peningkatan mutu dari pihak customer service.

Pada dasarnya, setiap elemen dalam sebuah perusahaan wajib meningkatkan kualitas mereka. Tidak terkecuali pada customer service yang harus melayani secara optimal kepada setiap klien atau masyarakat. Pasalnya, posisi mereka sekaligus bisa menjadi perwakilan perusahaan dalam hal komunikasi dan keterbukaan informasi. Oleh sebab itu, ada banyak prinsip yang wajib dipegang.

Prinsip Customer Service

Prinsip dasar dalam posisi ini ialah melayani setiap keluhan atau pertanyaan dari klien seramah dan senatural mungkin. Tingkat kesulitannya adalah penyesuaian diri pada setiap karakter klien yang berbeda-beda. Ada yang bisa memahami secara cepat, ada yang tak sabaran, dan tak jarang memicu konflik yang akan berpengaruh pada reputasi perusahaan.

Contoh sederhana dari tugas customer service ialah melayani dengan sapaan dan senyuman ramah, diikuti dengan gesture tubuh yang tak kaku. Tujuannya untuk memberikan kesan nyaman bagi setiap klien yang berhadapan langsung dengan pihak customer service. Sementara itu, tugas customer service harus diterapkan serupa jika mereka melayani via panggilan telepon atau online.

Meskipun tugas customer service via telepon atau online sekilas lebih mudah dari yang duduk belakang meja, tanggung jawabnya juga sama besarnya. Bahkan harus ditindaklanjuti melalui optimalisasi berbagai sarana yang menunjang peran dan tanggung jawab pihak customer service yang bersangkutan.

Target Kualitas

Hasil kinerja dari customer service akan dicatat sebagai bahan evaluasi perusahaan demi meningkatkan mutunya dalam target-target jangka panjang. Singkatnya, tidak ada yang lebih mudah dari yang lain dalam urusan posisi jabatan tertentu dalam sebuah perusahaan. Peran seorang customer service juga sama pentingnya dengan posisi-posisi lain dalam perusahaan.

Program Pelatihan

Bagaimanakah cara untuk meningkatkan kualitas customer service? Jawabannya dengan mengadakan serangkaian program pelatihan demi mencapai konsep service excellent. Tujuan itu telah tercantum dalam visi dan misi perusahaan yang nantinya harus dikelola secara rutin dalam evaluasi bulanan atau tahunan.

Dengan memahami peran dan tanggung jawabnya, seorang customer service akan selalu mengasah kemampuannya dalam membangun reputasi positif dari perusahaan. Program pelatihan akan membantu membangun kualitas customer service dalam keterlibatannya dengan kinerja perusahaan.