Arti Customer Service

arti customer service adalah pemberian layanan yang memuaskan kepada setiap klien dari instansi/lembaga/perusahaan. Hal itu dilaksanakan dalam kerangka membentuk hubungan positif dan saling membangun antara klien dan lembaga terkait. Anggapan paling umum (dan tidak tepat) ialah customer service sekadar pihak paling terdepan dalam urusan komunikasi dengan pelanggan.

Mengapa anggapan tersebut tidak tepat? Alasannya karena seorang customer service wajib membekali dirinya dengan kemampuan komunikasi yang profesional namun tidak terkesan membosankan dan basa-basi. Selain itu, seorang customer service kerap dianggap cuma bermodalkan tampang. Jelas bahwa persepsi itu terlalu menyederhanakan posisi dan perannya.

Arti Customer Service

Bagaimana Seharusnya Menjadi Seorang Customer Service?

Seorang customer service dituntut memiliki kemampuan komunikasi yang sangat bagus, serta ditunjang oleh mental dan kepribadian yang stabil. Artinya, ia seharunya menjadi individu yang punya kepercayaan diri tinggi, selalu mau dan mampu meningkatkan kualitas, serta sanggup mengendalikan diri dalam segala situasi/kondisi.

Dari penjelasan di atas, kiranya bisa diuraikan sejumlah proses perwujudan dan pengembangan kemampuan seorang customer service yang berkualitas. Beberapa contoh di bawah ini mungkin bisa membantu menggambarkan bagaimana seorang customer service harus bertindak dalam posisi dan perannya.

Penampilan

Harap dipahami bahwa hal ini bukan hanya menyoroti penampilan fisik. Memang tidak bisa dipungkiri (dan bahkan semacam kebutuhan penting) bahwa seorang customer service harus tampil menarik, mulai dari postur badan hingga wajah. Namun hal itu bukan sekadar perkara ganteng atau cantik. Yang dimaksud penampilan adalah keseluruhan dari cara berbusana, kerapian, dan sebagainya.

Mental dan Kepribadian

Dua hal ini akan semakin terasah seiring dengan kemampuan seorang customer service membawakan dirinya di berbagai klien. Mental yang positif dan selalu stabil akan berpengaruh besar pada kemampuannya dalam menjalankan fungsi sebagai penyambung lidah antara klien dan lembaga/perusahaan terkait.

Memang tak mudah untuk menjadi seorang customer service jika pada dasarnya kurang terbiasa bergaul dan berkomunikasi dengan banyak orang dari latar belakang berbeda-beda. Setidaknya, ada beberapa langkah dasar yang sekiranya bisa dijadikan panduan atau pengantar latihan sebagai seorang customer service. Contohnya sebagai berikut:

1. Tersenyum ramah dan tidak dibuat-buat. Diikuti dengan sapaan Selamat Pagi, Selamat Siang, dan sebagainya. Kemudian dilanjutkan dengan penawaran perihal apa yang bisa dibantu dari klien tersebut.
2. Menjawab dan memaparkan rincian yang menanggapai pertanyaan/keluhan dari klien sejelas-jelasnya. Artinya, setiap kalimat yang disampaikan tidak menyebabkan seorang klien menjadi semakin bingung.
3. Menjelaskan prosedur tentang apa yang harus dilaksakan oleh klien dalam urusannya menanggapi pertanyaan/keluhan tersebut.
4. Layanan tidak dilakukan dalam waktu yang terlalu lama dan menyebabkan klien menjadi bosan atau gelisah. Jika memang membutuhkan waktu agak panjang, jelaskan kepada klien dan berikan tawaran untuk menunggu di tempat atau datang setelah semuanya beres. Demikianlah arti customer service.