Cara Menerima Telepon
8 August 2016
Category:
Blog
Communication
Service Excellence Views: 1,010
Comments: 0

Cara Menerima Telepon

Menerima telepon mungkin terlihat mudah bukan, namun ternyata hal ini tidak semudah yang anda bayangkan terutama pada area bisnis atau kantor. Oleh karena itu, dibutuhkan keterampilan yang baik dalam menerima telepon. Lalu, bagaimanakah cara yang baik untuk menerima telepon? Berikut adalah penjelasannya untuk anda.

1. Jagalah agar Tetap Terdengar Profesional

TalkingOnPhoneiStock-e1426062839356Yang pertama adalah anda harus tetap menjaga agar tetap terdengar professional. Saat anda menerima telepon atau panggilan di kantor maka anda tidak akan tahu siapa yang menelepon anda bukan?

Oleh karena itu, menerima telepon dengan professional dapat membawa anda dalam percakapan yang tepat dan ini merupakan sebuah awal yang baik untuk memulai percakapan. Jika anda masih merasa ragu, anda dapat memulai dengan sapaan yang sederhana seperti misalnya, “Halo, dengan Ani di sini”.

Terkadang anda juga dapat melihat nomor telepon yang masuk dan menelepon anda. tahukah anda bisa jadi itu adalah bos anda yang menggunakan ponsel rekan kerja anda. Oleh karena itu biasakan untuk memulai dengan kata atau kalimat dengan kesan yang positif dan serius.

2. Fokus pada Pembicaraan di Telepon

296722_497588520268560_1620858455_nCara menerima telepon yang kedua adalah fokus pada percakapan di telepon. Anda harus menjadikan diri anda benar benar ada di dalam sebuah percakapan. Oleh karena itu, saat sedang menerima telepon, hentikan sejenak apapun yang sedang anda lakukan. Penelepon dapat mendengar nada bicara anda berdasarkan wajah yang sedang anda pasang.

Oleh karena itu, biasakan untuk proyeksikan wajah anda dalam keadaan yang bahagia dan tersenyum saat akan mengangkat telepon. Hal ini akan berbeda jika dibandingkan saat anda mengerutkan dahi atau mungkin sedang merasa bosan. Usahakan untuk selalu mendengarkan dan menghargai penelepon dengan tidak mengalihkan perhatian anda dengan hal lain.

3. Sebutkan Diri anda Terlebih Dahulu.

61e09b3e4547fa443fe9bf48a90ad883Di dalam kontes bisnis, biasakan untuk menyebutkan nama perusahaan atau tempat dimana anda bekerja terlebih dahulu. Misalnya adalah “Selamat siang, terima kasih sudah menghubungi PT. XXX dengan Firman (nama anda), ada yang bisa dibantu?”.

Jika ternyata panggilan dari dalam perusahaan, maka anda dapat menerima telepon dengan menyebutkan departemen dan juga nama anda misalnya dengan menyebutkan “Halo, dengan bagian keuangan, Firman di sini, ada yang bisa dibantu?”.

Sapaan ini dimaksudkan agar penelepon sedang atau sudah tersambung dengan orang yang tepat dan anda siap untuk memberikan bantuan. Jangan lupa untuk menjaga nada bicara anda dengan ramah agar panggilan terasa menyenangkan.

Dalam beberapa situasi bisnis atau perusahaan, terkadang ada panduan untuk menerima panggilan telepon yang memang harus diikuti oleh setiap pegawai. Tunjukkan lah bahwa anda selalu tulus mulai dari kalimat sapaan yang anda berikan. Konsumen dapat membedakan apakah anda memang terlihat semangat atau hanya sekedar membaca dan mengucapkan kalimat sapaan tersebut. Ucapkanlah dengan penuh keyakinan dan semangat serta tulus agar konsumen juga memperoleh semangat yang sama. Selanjutnya, jangan lupa untuk mencatat segala hal yang perlu untuk dicatat, serta jangan sampai anda memberitahukan segala rahasia perusahaan. Satu hal lagi adalah pertimbangakn untuk membuat rekaman suara telepon.

Hal ini dapat digunakan jika sewaktu waktu anda tidak dapat menerima panggilan telepon karena ada urusan yang mendadak atau ada hal lain yang harus anda lakukan.

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>